La gestione del tempo con la matrice di Eisenhower

Perché è così importante gestire il tempo?

Prima di entrare nel vivo e comprendere meglio come è possibile migliorare le proprie abilità e rendere la giornata virtualmente di 48 ore, comprendiamo anzitutto perché gestire il tempo è davvero importante, indipendentemente dal fattore professionale/lavorativo.
Gestire il tempo è importante perché:

• il tempo è una risorsa limitata; non può essere né acquistato ne conservato per un utilizzo successivo;
• ti consente di effettuare scelte consapevoli e di conseguenza dedicare più tempo ad attività importanti e preziose per te;
• pianificando il tuo tempo con saggezza avrai più tempo per fare più cose ed ottenere con maggiore facilità ciò che desideri.

Ma perché abbiamo la percezione che il tempo sia così sfuggente? E’ solo una sensazione oppure è davvero così?
La verità è nel mezzo. Quotidianamente perdiamo. unità di tempo in attività che poi non comprendiamo all’interno del budget temporale. Un esempio può essere lo smaltimento della posta elettronica, la consultazione dei Social Network o semplicemente una chiacchierata con colleghi o amici che si protrae oltre i limiti. D’altro canto la percezione del tempo che passa è assolutamente soggettiva. In sostanza ognuno di noi ha a disposizione 24 ore al giorno ma in alcuni casi, questa lunga unita temporale è considerata bastevole in altre, invece, insufficiente.

Ecco di seguito un grafico che riassume quali che sono i più comuni “ladri del tempo”:

Essere abile nella gestione del tempo, quindi, è sinonimo di efficacia ed efficienza. Più sarai bravo a padroneggiare il tempo, più sarà facile raggiungere importanti traguardi personali e professionali.

Per far ciò bisogna anche comprendere la differenza tra Attività Urgenti e Attività importanti.

Sei GUFO o ALLODOLA? Produci più di giorno o più di notte?

Imparare a conoscersi è fondamentale.

Bisogna smontare una volta per tutte due convinzioni che minano seriamente la tua organizzazione: la prima è capire che non è sempre vero che la nostra maggiore produttività risponda alle prime ore del mattino; diverse persone, infatti, dichiarano di avere maggiore produttività nelle fasce pomeridiane/serali. In alcuni casi, meno frequenti, si prediligono gli orari notturni. La seconda convinzione da smontare è, invece, “sono maggiormente produttivo quando sono sotto scadenza…”. Questa più dell’altra è davvero difficile da supportare.
Ti chiedo: Come si fa ad essere maggiormente produttivi quando si ha lo stress e l’urgenza di finire? Beh, direi che semplicemente si fanno le cose perché si devono fare; questo, però, non è sempre sinonimo di qualità.

Ora, compreso il perché è fondamentale gestire il tempo, effettuata la distinzione tra Attività Importanti e Attività Urgenti e appurato che la conoscenza di se stessi è elemento fondamentale in un processo di riorganizzazione, comprendiamo come la matrice di Eisenhower diventi strumento importante per la organizzazione della propria giornata.

A cosa serve e come funziona la matrice di Eisenhower?

La matrice Urgente/Importante è un potente strumento per identificare le vere priorità e di conseguenza ci aiuta a superare la naturale tendenza di concentrarsi troppo sulle attività urgenti in modo da potersi davvero focalizzare su ciò che è veramente importante.

La matrice si ottiene attraverso la combinazione dei 2 elementi, importante e urgente, attenendo quindi quattro differenti quadranti:

• ATTIVITÁ IMPORTANTI E URGENTI
• ATTIVITÁ IMPORTANTI E NON URGENTI
• ATTIVITÁ NON IMPORANTI E URGENTI
• ATTIVITÁ NON IMPORANTI E NON URGENTI

La prima operazione da effettuare, per poter utilizzare appieno le potenzialità della matrice, è stabilire l’elenco delle attività da svolgere indicando, per ciascuna di esse, l’indice di importanza (un valore da 1 a 5) escludendo, in questa fase, il concetto di urgenza.

Ottenuto l’elenco delle attività, ordinate secondo l’indice di importanza, andiamo a stabilire tra queste quale delle attività ha anche carattere di urgenza.

In quale quadrante ricade la tua attività?

Bene, ora che hai il quadro completo delle attività che dovrai svolgere, suddivise già per importanza e urgenza, collocale nei seguenti quadranti:

• Quadrante #1: in questo quadrante collocherai le attività da svolgere immediatamente e importanti rispetto al tuo/tuoi obiettivi. Ricorda che queste attivita non potranno essere delegate. Voglio che sia chiara una cosa: avere molte attività in questo quadrante potrebbe rappresentare un segnale di scarsa o mancante pianificazione.
• Quadrante #2: il quadrante più importante, quello del SUCCESSO. Inserisci qui dentro tutte le attività importanti che hai anticipatamente pianificato.
• Quadrante #3: siamo giunti alla delega. Nel quadrante numero 3 inserisci tutte ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o da eventi esterni.
• Quadrante #4: il quadrante della spazzatura. Include attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.

E quindi appare evidente che più sarà il tempo impiegato dalle attività del quadrante #2 meno sarai costretto a far fronte alle urgenze quadrante #1 e #3; così come più sarà il tempo impiegato per le attività del quadrante #1, maggiore sarà l’anno probabilità di commettere errori.

Al tuo successo
Vincenzo Gengaro